Apps para gestión de tareas y proyectos en el celular

Si bien aún conserva alguna cantidad de adeptos, la antigua agenda física de papel ya ha quedado obsoleta de la mano de la tecnología. Desde la existencia de las herramientas digitales, reemplazamos muchos elementos e instrumentos como éste por otros que tenemos disponibles todo el tiempo en nuestros dispositivos, como computadoras o teléfonos celulares.

Estas aplicaciones multisistema han proliferado, avanzado y superado a sí mismas con muchas versiones que permiten agendar recordatorios y anotar, eliminar, administrar y gestionar tareas y planes desde una PC, una Tablet o un teléfono móvil de cualquier marca, modelo y gama.

En este artículo vamos a definirlas, destacar sus beneficios y describir aquellas destinadas al uso personal, especialmente útiles para organizaciones, empresas y líderes de equipo que deben estar atentos y respaldar el trabajo de un grupo de personas. 

¿Qué es una aplicación de gestión de tareas?

Los softwares, sistemas o apps digitales de este tipo tienen el objetivo de organizar todos los procesos que hasta hace un tiempo hacíamos de manera manual, tomando nota en agendas de papel u hojas sueltas. 

Así, tomando el caso del gerente de una compañía, vienen a simplificar la asignación, análisis, seguimiento, plazos y corrección de las tareas de cada integrante del equipo a su cargo. Si consideramos que cada empleado tiene una serie de trabajos específicos de los que ocuparse, la gestión de tareas se multiplica y complejiza notablemente. Además, algunas versiones también permiten gestionar proyectos, delinear y controlar presupuestos y realizar un seguimiento de las cuestiones financieras.

Algunas de las acciones que permiten y facilitan estas aplicaciones son:

• Comunicación con el equipo de trabajo, tanto de jefe a subordinado como entre los subordinados.
• Planificar el avance de las tareas.
• Seguir cada una de las etapas de ejecución.
• Organizar prioridades, plazos y objetivos a corto, mediano y largo plazo.
• Generar, almacenar y compartir archivos.
• Realizar y difundir informes de rendimiento.

Los beneficios de las apps de gestión

Si bien teléfonos como el samsung a04e, las versiones más antiguas del Xiaomi Note o el Motorola Edge, no tienen softwares muy complejos y sofisticados, lo cierto es que todos cuentan con las prestaciones básicas necesarias para gestionar tareas y brindan los siguientes beneficios.

Permiten el almacenamiento y la centralización de datos

Estas apps permiten contar con toda la información de tareas, proyectos, documentación y datos de los clientes en un mismo lugar, de modo que no necesitamos varias herramientas para saciar diversas necesidades.

Ofrecen alternativas de visualización y formato

Dentro de la amplia variedad de aplicaciones, muchas ofrecen diferentes maneras de visualizar los datos cargados, permitiendo verlos en formato de lista tradicional, tableros o en método GTD (Getting Things Done), según las necesidades de cada usuario.

Mejoran la colaboración del equipo

En lugar de tener que ponerse en contacto con cada compañero o el superior para hacer consultas sobre alguna tarea en particular, cada integrante del equipo puedo hacerlo fácil y rápidamente desde la aplicación. 

Facilitan la delegación de tareas

Con sólo un repaso breve, podemos ver el avance en las tareas de cada persona y determinar cuál de ellas puede hacerse cargo de una solicitud extra, sin sobrecargar a las que se encuentran muy ocupadas en su plan de trabajo. 

Permiten una planificación inteligente

Ofrecen planillas preestablecidas que facilitan la planificación de nuevas etapas, tareas o proyectos. 

¿Cómo elegir la adecuada?

Como en cada cosa que adquirimos o emprendemos, resulta vital elegir la aplicación de gestión de tareas más adecuada en función de los siguientes criterios: 

Las necesidades y usos

No es lo mismo una aplicación para uso personal, a modo de agenda diaria, que una para una industria o empresa con múltiples y diversas áreas de trabajo y tareas. Es por eso que, antes de elegirla, debemos analizar para qué vamos a usarla, las características específicas de nuestro negocio o necesidad personal.

La dimensión y estructura empresarial

Existen apps con distintas complejidades recomendadas para emprendimientos de diversa magnitud. Si hablamos de un pequeño negocio familiar, bastará con una sencilla. Por el contrario, si lideramos una estructura empresarial grande con muchos recursos humanos, nos será necesario optar por un software que esté a la altura de su actividad.

Algunas aplicaciones de gestión de tareas a tener en cuenta

Flowlu

Es ideal para empresas u organizaciones de todos los tamaños, especialmente para PYMEs, agencias creativas, de marketing y publicidad, compañías de servicios profesionales, consultores y freelancers, empresas de desarrollo de software y de construcción y organizaciones sin fines de lucro, como clubes y fundaciones. 

Logra integrar diversos módulos de gestión de tareas y proyectos con documentos, archivos, procesos de venta, cuestiones financieras y la comunicación con los clientes, automatizando el flujo de trabajo.

ClickUp

Para organizaciones de diversa magnitud, esta herramienta resulta adecuada para equipos ágiles, creativos y dedicados al desarrollo de software; agencias de marketing; consultores y profesionales independientes; y establecimientos educativos de distintos niveles de enseñanza. 

Ofrece buenos recursos de automatización y colaboración en línea, vistas personalizables y la posibilidad de gestionar desde las tareas más sencillas hasta los más ambiciosos proyectos. 

Asana

Simple, popular y también eficaz para emprendimientos de diferente tamaño, Asana es elegida por empresas de gran envergadura, compañías de marketing y desarrollo de productos, equipos de trabajo remoto, instituciones educativas y planificadores de eventos.

Cuenta con una interfaz intuitiva, buenas prestaciones e integraciones de gestión que permiten aumentar la productividad de cualquier equipo.

Plutio

Esta aplicación de gestión de tareas es indicada para freelancers, empresas de pequeña envergadura, equipos laborales remotos, startups y planificadores de eventos. Es versátil y está diseñada para mejorar las operaciones comerciales y productivas. Su mayor virtud es centralizar múltiples funciones comerciales en una sola herramienta, cualidad que promueve la colaboración y la eficacia del equipo de trabajo. 

Trello

Este software es recomendado para individuos, equipos ágiles y remotos, organizaciones educativas, empresas de desarrollo de software y equipos de recursos humanos. La gestión de tareas está basada en la nube y emplea un sistema de tablero Kanban, en el que las tareas son representadas por tarjetas. Brinda una edición, eliminación y priorización de tareas muy sencillas. 

Wrike

Es una app adecuada para equipos de todos los tamaños, especialmente los abocados al marketing y el desarrollo de productos, TI y software y trabajo remoto. También basada en la nube, las reseñas la destacan por su capacidad de optimizar las operaciones e incrementar la productividad con la posibilidad de colaborar y reportar en tiempo real.

Monday.com

Este último ejemplo está recomendado para gerentes de proyectos y líderes de equipos, empresas creativas y de marketing, áreas de recursos humanos, compañías de operaciones y administración y equipos de trabajo remoto. Se trata de uno de los mejores softwares visuales de gestión de tareas en términos de planificación, organización y gestión de trabajo. Al igual que Trello, cuenta con un tablero personalizable con tarjetas que simbolizan las diferentes tareas.